Bạn đã biết 5s, quy tắc làm việc nổi tiếng của người Nhật

1. Quy tắc 5S là gì 

Nguyên tắt 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới. Quy tắc 5s là một công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới

Theo từ gốc tiếng Nhật, 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). 

Theo tiếng Anh là: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”

Hầu hết công ty của Nhật Bản đều áp dụng nguyên tắc 5S trong hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm cũng như quy trình sản xuất do đó nếu bạn có ý định đi XKLĐ Nhật thì không thể bỏ qua nguyên tắc này. 

2. Quy tắc 5S hướng tới

– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp

– Mọi người trong cũng như ngoài công ty dễ dàng nhận thấy rõ kết quả

– Tăng cường phát huy sáng kiến

– Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan

– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn

– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc

– Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh…

3. Áp dụng tiêu chuẩn 5S như thế nào?

Theo đó 5 chữ S trong mô hình 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc); Seiton (Sắp xếp); Seiso (Sạch sẽ); Seiketsu (Săn sóc); Shitsuke (Sẵn sàng). Cụ thể:

3.1.Seiri (Sàng lọc)

Là bạn phải xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng, tần xuất sử dụng, phân loại cũ mới và loại bỏ những vật dụng không cần thiết.

Việc sàng lọc được thực hiện theo các bước:

- Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn, rò rỉ.

- Tổng vệ sinh

- Tìm hiểu nguyên nhân

- Xác định khu vực xấu trong nhà máy, phạm vi xem xét

- Liệt kê chi tiết các nguyên nhân

- Quyết định phương châm hành động hiệu quả

- Lên kế hoạch tiến độ và ngân sách

3.2 Seiton (Sắp xếp) 

Tức là mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của mình vàdựa trên những tiêu chí sau:

- Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần vị trí làm việc

- Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc

Hãy sử dụng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Các vật dụng như bình chữa cháy, thiết bị an toàn và lối thoát hiểm cần phải làm nổi bật lên. 

3.3 Seiso (Sạch sẽ)

Giữ gìn vệ sinh khu vực và phòng làm việc (phòng học). Cụ thể:

- Dành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso

- Bạn và các đồng nghiệp phải có trách nhiệm với môi trường làm việc

- Người làm vệ sinh chỉ chịu trách nhiệm ở nơi công cộng

- Bản thân bạn là người tạo ra môi trường sạch sẽ, an toàn và tốt nhất cho bạn. 

3.4 Seiketsu (Săn sóc) 

Luôn chăm sóc khu vực làm việc (phòng học), vệ sinh thường xuyên và duy trì sự gọn gàng ngăn nắp bằng cách thực hiện liên tục 3S trên. Cụ thể:

- Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định

- Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết các tiêu chuẩn vượt trội

- Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí

Seiketsu là quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong tổ chức được rèn luyện và phát triển lâu dài 

3.5 Shitsuke (Sẵn sàng) 

Tuân thủ mọi quy tắc luật lệ được đề ra. Luôn trong tư thế sẵn sàng tự giác thực hiện 4S trên, tạo thành một thói quen, nề nếp tốt. Muốn vậy, bản thân mỗi nhân viên cần:

- Coi nơi làm việc là ngôi nhà thứ hai của mình

- Công ty là nơi tạo ra thu nhập cho bạn và gia đình

Việc cố gắng làm sạch sẽ ngôi nhà của mình cũng giống như việc cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như nhà của mình.